Lehtenä/mediana saamme joka viikko erilaisia lehdistötiedotteita. Osa näistä on hyviä ja ne pääsevät lehteen, mikäli vain lehdessä on tilaa ja tiedotteen sisältö sopii lehteemme. Mutta valitettavan usein saamme ”lehdistötiedotteita”, jotka eivät ole tehty ajatuksella. Siksi tämä pieni opas kaikille niille, jotka lähettelevät tiedotteita joko paljon tai satunnaisesti.
Mikä on lehdistötiedote ja miksi se on tärkeä?
Lehdistötiedote on yrityksen, yhdistyksen tai muun organisaation laatima virallinen tiedonanto, joka on suunnattu medialle. Sen päätarkoitus on jakaa ajankohtaista ja merkittävää tietoa tavalla, joka herättää median kiinnostuksen ja motivoi heitä julkaisemaan tiedotteen sisältöä. Lehdistötiedote on tehokas työkalu viestinnässä, koska se auttaa saavuttamaan laajemman yleisön mediakanavien kautta.
Hyvin laadittu lehdistötiedote parantaa mahdollisuuksia saada positiivista näkyvyyttä ja tukea organisaation viestintätavoitteita. Tiedotteen tulee olla selkeä, ytimekäs ja sisällöllisesti houkutteleva, jotta toimittajat ja uutisportaalit tarttuvat siihen. On tärkeää myös varmistaa, että tiedote vastaa kohderyhmän tarpeita ja kiinnostuksen kohteita.
Meille lähetettäessä kannattaa myös huomioida, että mikäli tiedotteen tarkoituksena on tuoda esille maksullista tapahtumaa, yritystä tai vastaavaa liiketoimintaan – edellyttää se mediassamme myös maksettua mediatilaa, eli mainontaan. Kaupunkilehti Ykkös-Lohja on alueen laajalevikkisin printtimedia, joka kustannetaan täysin mainosmyynnillä ja lukijat saavat lehdet maksuttomina.
Hyvän lehdistötiedotteen rakenne
Lehdistötiedotteen rakenteen tulee olla looginen ja helposti ymmärrettävä. Tiedote alkaa aina otsikolla, joka tiivistää tiedotteen pääsanoman kiinnostavalla tavalla. Otsikon tulee olla napakka ja informatiivinen, sillä se vaikuttaa suoraan siihen, avataanko tiedote.
Johdanto kappaleessa tiivistään uutisen keskeinen sanoma ja vastataan kysymyksiin kuka, mitä, missä, milloin ja miksi. Tämän jälkeen seuraavat taustatiedot, jotka tarjoavat lisää kontekstia ja syventävää tietoa aiheesta. Loppuun lisätään yhteystiedot, joista toimittajat voivat saada lisää tietoa, sekä mahdolliset liitteet, kuten kuvat tai graafit.
- otsikko
- jodanto
- sisältö
- yhteystiedot
- kuva tai pari sekä kuvien tekijänoikeus eli kenen ottama kuva on ja ketä kuvassa on, saako kuvaa käyttää vain tiedotteen yhteydessä vaan muutenkin mediassamme
Sisältön laadun merkitys
Laadukas sisältö on kriittistä hyvässä lehdistötiedotteessa. Sisällön tulee olla kiinnostavaa ja ajankohtaista, jotta se houkuttelee toimittajia ja medialähteitä. Vältä ylisanojen ja liiallisen markkinointikielen käyttöä; sen sijaan keskity antamaan konkreettisia ja totuudenmukaisia tietoja.
Hyvässä tiedotteessa kannattaa myös käyttää lainausta, joka voi olla esimerkiksi yrityksen johtajan tai asiantuntijan sanoma. Lainaukset tekevät tiedotteesta persoonallisemman ja tarjoavat journalistista arvoa.
Kohderyhmän huomioiminen
Ennen tiedotteen laatimista on tärkeää määritellä kohderyhmiensä tarpeet ja kiinnostuksen kohteet. Kohderyhmä voi olla esimerkiksi tietyn alan toimittajat tai paikallismedia. On suositeltavaa mukauttaa sisältöä niin, että se puhuttelee juuri kyseistä yleisöä.
Kohdennettu lehdistötiedote on tehokkaampi kuin geneerinen, sillä se osoittaa, että tiedotteen laatija ymmärtää kohderyhmän kiinnostuksen kohteet. Tämä lisää myös tiedotteen julkaisemisen todennäköisyyttä.
Visuaalisten elementtien hyödyntäminen
Visuaaliset elementit, kuten kuvat, infografiikat ja videot, voivat merkittävästi parantaa tiedotteen houkuttelevuutta. Hyvälaatuiset kuvat ja selkeät graafit tukevat tekstisisältöä ja auttavat tiedotetta erottumaan massasta.
Visuaalisia materiaaleja käytettäessä on kuitenkin varmistettava, että ne ovat asiaankuuluvia ja korkealaatuisia. On myös hyvä tarjota toimittajille mahdollisuus ladata kuvat helposti, esimerkiksi linkin kautta.
Lehdistötiedotteen jakelu
Jakelustrategia on yksi lehdistötiedotteen onnistumisen kulmakivistä. Tiedote kannattaa lähettää suoraan niille toimittajille ja medioille, joita aihe todennäköisesti kiinnostaa. Jakelussa voi käyttää myös erilaisia viestintäalustoja tai PR-toimistoja.
Ajoituksella on suuri merkitys. Tiedotteen kannattaa saapua toimittajille ajankohtana, jolloin heillä on aikaa tutustua siihen. Esimerkiksi aamupäivän tunteja pidetään yleisesti hyvänä ajankohtana lehdistötiedotteiden jakelulle.
Mikäli haluatte käyttää kaupunkilehti Ykkös-Lohjaa tiedotteenne jakelussa, kannattaa huomioida että materiaali tulee olla lehdessä viimeistään julkaisuviikon maanantaina, mutta mielellään hyvissä ajoin jo edellisellä viikolla.
Tyypillisimmät virheet
Lehdistötiedotteiden kirjoittamisessa tehdään usein virheitä, jotka voivat estää tiedotteen menestyksen. Yksi yleinen virhe on sekava rakenne, joka vaikeuttaa tiedotteen ymmärtämistä. Myös puutteelliset yhteystiedot tai liiallinen markkinointikieli voivat heikentää tiedotteen uskottavuutta.
Virheiden välttämiseksi on tärkeää tarkistaa tiedote huolellisesti ennen sen lähettämistä. On suositeltavaa käyttää myös ulkopuolista oikolukua, sillä ulkopuolinen näkökulma voi paljastaa mahdolliset ongelmakohdat.
Hyvän lehdistötiedotteen tarkistuslista
- Otsikko on napakka ja informatiivinen.
- Johdantokappale vastaa kysymyksiin kuka, mitä, missä, milloin ja miksi.
- Tiedotteen rakenne on looginen ja selkeä.
- Sisältö on ajankohtaista ja kohderyhmälle kiinnostavaa.
- Visuaaliset elementit ovat korkealaatuisia ja relevantteja.
- Yhteystiedot ja lisämateriaaleihin liittyvät linkit ovat mukana.
- Tiedote on oikoluettu ja virheetön.
