Paikalliset yhdistykset ja seurat tekevät valtavan määrän sellaista työtä, joka ansaitsee tulla nähdyksi myös oman jäsenpiirin ulkopuolella. Ykkös-Lohjan nettisivuille ja lehteen voi tarjota uutisia tapahtumista, tempauksista, merkkipäivistä, uusista toimintamuodoista ja saavutuksista. Hyvin tehty tiedote helpottaa toimituksen työtä ja parantaa samalla mahdollisuuksia siihen, että aihe päätyy julkaistavaksi.
Tiedotetta ei tarvitse kirjoittaa valmiiksi lehtiartikkeliksi. Tärkeämpää on toimittaa olennaiset tiedot ajoissa, kertoa asia ymmärrettävästi ja liittää mukaan käyttökelpoinen kuva. Varmista kuitenkin jo ensimmäisellä kerralla, että tiedotteesi asiat ovat oikein – älä lähetä useampia viestejä samasta tapahtumasta, kertoen uusista asioista – kirjoita tiedote uudestaan. Paikallislehdelle pieneltäkin tuntuva tapahtuma voi olla kiinnostava, jos sillä on merkitystä alueen ihmisille.
Lähetä tiedote ajoissa
Tapahtumasta kannattaa kertoa toimitukselle hyvissä ajoin ennen tapahtumapäivää. Edellisenä iltana lähetetty tiedote tulee helposti liian myöhään, vaikka itse aihe olisi hyvä, sillä lehden sivut ja verkkosisällöt rakentuvat vähitellen ennen julkaisua. Jos haluat tiedotteesi lehteen, lähetä se toimitukselle jo edellisellä viikolla.
Tiedotteen voi lähettää heti, kun tapahtuman keskeiset tiedot ovat varmistuneet. Päivämäärän, kellonajan, tapahtumapaikan ja ohjelman pitää olla kunnossa, mutta kaikkien yksityiskohtien ei tarvitse olla valmiita. Mahdollisista myöhemmistä muutoksista voi ilmoittaa toimitukselle erikseen.
Kerro heti kuka, mitä ja missä
Hyvän tiedotteen alku on yksinkertainen. Ensimmäisten rivien jälkeen lukijalle pitäisi olla selvää, kuka järjestää tapahtuman, mitä järjestetään, missä se tapahtuu ja milloin paikalle kannattaa tulla.
Otsikoksi ei kannata kirjoittaa pelkästään esimerkiksi ”Tiedote”, ”Syystapahtuma” tai ”Kutsu”. Parempi otsikko kertoo jo asian, esimerkiksi Lohjan Luontoyhdistys kutsuu koko perheen syysretkelle Liessaareen. Toimitus voi muuttaa otsikkoa ennen julkaisua, mutta selkeä lähtökohta auttaa uutisen käsittelyä.
Tiedotteen alku voisi olla esimerkiksi tällainen: Lohjan Esimerkkiyhdistys järjestää sunnuntaina 18. lokakuuta kello 12–15 kaikille avoimen ulkoilupäivän Harjun urheilukeskuksessa. Päivän aikana pääsee kokeilemaan yhdistyksen toimintaa, tutustumaan harrastusmahdollisuuksiin ja tapaamaan toiminnassa jo mukana olevia vapaaehtoisia.
Lukijan tärkeimmät kysymykset saavat silloin vastauksen muutamalla lauseella.
Kerro myös hinta
Tapahtuman maksullisuus pitää kertoa selvästi. Tiedotteessa kannattaa ilmoittaa pääsymaksu, osallistumismaksu tai muu hinta sekä kertoa, tarvitseeko tapahtumaan ilmoittautua etukäteen.
Maksuttomasta yleisötapahtumasta voidaan tarjota toimitukselle julkaistavaa tapahtumasisältöä normaalin uutis- ja tapahtumaharkinnan mukaan. Maksulliseen tapahtumaan liittyvä näkyvyys edellyttää tapahtumailmoitusta tai muuta kaupallista ilmoitusratkaisua, joten järjestäjän kannattaa olla siitä yhteydessä lehteen hyvissä ajoin.
Kuva voi ratkaista paljon
Tiedotteen mukana pitäisi lähettää vähintään yksi hyvä kuva. Vaakasuuntainen, riittävän suuri alkuperäinen valokuva on yleensä käyttökelpoisempi kuin WhatsAppista tallennettu pienikokoinen kuva tai kuvakaappaus Facebook-julkaisusta.
Kuvassa olisi hyvä näkyä ihmisiä, toimintaa tai jotakin konkreettisesti tiedotteen aiheeseen liittyvää. Pelkkä yhdistyksen logo tai tapahtumajuliste ei yleensä kerro lukijalle yhtä paljon kuin oikea tilannekuva.
Kuvan yhteydessä pitää aina kertoa myös kuvaajan nimi ja kuvassa näkyvät henkilöt tai tapahtuma. Kuvatekstiksi voi kirjoittaa esimerkiksi: Lohjan Esimerkkiyhdistyksen vapaaehtoiset Maija Mallikas ja Matti Meikäläinen valmistelivat viime syksyn tapahtumaa Harjulla. Kuva: Liisa Kuvaaja.
Kuvan käyttöoikeuden pitää luonnollisesti olla kunnossa. Tiedotteen lähettäjän kannattaa siis varmistaa kuvaajalta, että kuva voidaan toimittaa lehden julkaistavaksi.
Tiedote saa olla helppo
Tiedotteeseen ei tarvita raskasta virastokieltä. Tavallinen suomi toimii yleensä parhaiten, eikä yhdistyksen sisäisiä lyhenteitä tarvitse käyttää ilman selitystä.
Kirjoita tapahtumasta niin kuin kertoisit siitä henkilölle, joka ei tunne yhdistystä entuudestaan. Kerro ensin tärkein asia ja lisää sen jälkeen taustatiedot, ohjelma sekä käytännön ohjeet.
Yhteyshenkilö on tärkeä myös siksi, että toimitukselle voi tulla lisäkysymyksiä. Nopeasti saatava tarkennus voi ratkaista sen, ehditäänkö juttu viimeistellä mukaan tulevaan julkaisuun.
Tavalliselle viikkotoiminnalle oma paikkansa
Kaikista harjoituksista, kerhoilloista tai viikoittaisista tapaamisista ei tarvitse tehdä erillistä uutistiedotetta. Säännöllinen yhdistys- ja seuratoiminta sopii paremmin lehden yhdistyspalstalle, jossa tavallisia viikoittaisia kokoontumisia voidaan julkaista maksutta.
Tällöinkin tiedon pitää olla yksiselitteinen. Yhdistyksen nimi, kokoontumispäivä, kellonaika, paikka ja mahdolliset poikkeukset riittävät usein hyvin.