Viimeiset kaksikymmentä vuotta on puhuttu siitä, kuinka paperi katoaa yritysten käytöstä, kaikki muuttuu digitaalisesti. Kuten kaikessa muutoksessa, myös tässä on vastustusta ja Euroopasta löytyy vielä yrityksiä, joilla on myös fax yhä käytössä.

Jos vierailisimme keskiverto suomalaisyrityksessä, näkisimme paperipinoja kaikkialla ja kansioita täynnä paperia, mutta kuitenkin suurin osa päivittäisistä dokumenteista on jo saatavilla myös digiversioina ja tallennettuna joko yrityksen omille kovalevyille tai turvallisesti pilveen. Arkikäytännöt muuttuvat, ja yksi selkeästi nyt tuulta purjeisiin enemmän saanut käytäntö on dokumenttien sähköinen allekirjoittaminen. Yksi syy sähköisen allekirjoituksen yleistymiseen on tietenkin parantanut tietoturva, mutta myös se, että se säästää aikaa, kun osapuolten ei tarvitse välttämättä tavata itse allekirjoitusta varten.

Scrive allekirjoituksiin

Yksi tällainen ratkaisu on Scriven sähköinen allekirjoitus. Se on varta vasten tehty suojaamaan yrityksen tai henkilön arvokasta tietoja. Scriven ratkaisu täyttää eIDASin ja Suomen lakien asettamat vaatimukset sopimusten ja elektronisten luottamuspalveluiden osalta ja mikä parasta, voit kokeilla sitä ilmaisesti.

Sähköinen allekirjoitus on yksi näitä nykyajan rutiinitoimintoja helpottava ratkaisu, jonka käyttöönoton jälkeen ihmettelee, miten aiemmin tuli toimeen ilman digitaalista allekirjoitusta. Siinä on samankaltaisia tunteita kuin autonkuljettajilla oli ilmastointia tai automaattivaihteistoa kohtaan ja omakotitaloasukkailla ilmastointia kohtaan, saatikka ajatukselle että älypuhelimella voisi katsella elokuvia ja pelata pelejä.

Scrive tulee Tukholmasta ja yritys on kehittänyt ratkaisujaan nyt kymmenen vuotta ja näiden vuosien aikana se on saanut asiakaskunnan, joka kattaa jo yli 30 maata. Scriven ohjelmisto on käytössä yritysten työnkulun automatisoinnin eri vaiheissa ja e-allekirjoitusvälineenä sekä digitaalisten tunnistusratkaisujen toimittajana. Scrivellä on omat toimistot Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa ja tätä menoa pian myös Suomessa.

Ohjelmisto sopii isoille ja pienille yrityksille

Scriven ohjelmisto sopii myös ns. point of sale-tarpeisiin ja sitä käyttää myös yksi maailman suurimmista teleoperaattoreista eli Telenor Norway, joka on ottanut Scriven e-allekirjoituksen myymälöiden käyttöön, mutta aivan yhtä lailla pienempi yritys voi käyttää yrityksen ratkaisuja, vaikka salassapitosopimusten allekirjoituksiin tai vaikka työsopimusten allekirjoituksena.

Paperisten sopimusten ja allekirjoitettavien sivujen aika on vähitellen siirtyä historiaan. Älypuhelimet ovat opettaneet suomalaisille pilvipalveluista ja pankit ovat jo vieneet suurimman osan omista palveluistaan ja tuotteistaan nettiin ja mobiilisovelluksiin, joten nyt viimeistään on aika lopettaa turhan paperin tulostaminen. Tämän kevään muutoksen laskujenkäsittelyssäkin siirtävät niitä papereita entistä nopeammalla tahdilla sähköiseen laskutukseen – paperi tulee nyt viimeistään selkeästi vähenemään yritysten ja yksityistenkin päivittäisessä käytössä.

Asiakaspalvelun ja myynnin toimintojen nopeuttaminen palvelee kuitenkin loppujen lopuksi sekä asiakasta että yritystä itseään, ja jos sillä saadaan samalla aikaan muutos paperista dokumentoinnista sähköiseen dokumentointiin, säästetään jälleen sekä aikaa että kustannuksia yrityksen kannalta asiakkuuden monessakin eri vaiheessa.

Digitaalinen liiketoiminta on kasvussa

Moni vielä vanhoillisempi liiketoiminta-ala ottaa vuosi vuodelta uusi digitaalisia harppauksia omalta osaltaan ja ajateltaessa vaikka perinteistä parturia tai kampaajaa, huomataan että tällaisessa vanhassakin ammatissa alkaa olla jo paljon digitaalisia osia, vaikka itse työ tehdään vielä käsin (tai koneella). Esimerkiksi ajanvaraus tapahtuu jo pitkälti kotisivujen ajanvarauksen kautta tai mobiilisti älylaitteella ja joissakin kampaamoissa voi jopa AI:n avulla suunnitella itselleen uutta ja kampausta ja lähettää oma idea omalle kampaajalle. Myös maksuvaiheessa mennään usein jo täysin digitaalisesti lähimaksuilla tai mobiilimaksuilla, joten kaikki liiketoiminnan tukitoimet ovat jo digitalisoituja. Ja jos kyseessä on vähänkään isompi kampaamo tai kampaamoketju, voi yritys omassa sisäisessä dokumenttienhallinnassa käyttää sähköisiä tunnistautumistapoja ja allekirjoituksia, jolloin varsinaisen paperin tulostaminen jää selkeästi taka-alalle ja kaikki dokumentit ovat koko ajan saatavilla yrityksen käytössä olevista pilvipalveluista.

Tai jos ostat uuden auton, voit huomata saavasi erilaisia papereita allekirjoitettavaksi, mutta joillain autoliikkeillä teet allekirjoituksen jo Scriven tyylisellä ratkaisulla tai jopa Scriveä käyttäen. Uusi auto tuo jo usein myös mukanaan uusia mobiilipalveluita, joihin rekisteröitymällä ja sovelluksen lataamalla pääsee omalta älypuhelimeltaan seuraamaan auton kulutusta, ajettuja matkoja ja sijaintitietoja – maksutta ja yksinkertaisesti – digipalvelut ovat tulleet siis myös autoliikkeisiin.

Kommentoi kirjoitusta