Vanhanaikaiset talonmiehet ovat jo pitkälti historiaa. Niiden tilalle ovat tulleet yritysten tarjoamat isännöintipalvelut, joiden kautta kiinteistöhuoltoa hoidetaan. Kaiken tämän taustalla oli varmasti alun perin töiden tekemisen varmistaminen, koska yksittäinen talonmies ei välttämättä saanut kaikkea tehtyä. Mutta mitä nykyaikaiset isännöintiyritykset tarjoavat, ja jos asunto-osakeyhtiösi on miettimässä isännöijän vaihtoa tai kilpailuttamista, mitä pitäisi huomioida? Onko esimerkiksi teidän taloyhtiöllä selvät tiedot siitä, millaisia muutostöitä osakkaat ovat asunnoissa tehneet, ja tieto siitä, että tämä tieto on lain mukaan taloyhtiön säilytettävissä olevaa tietoa. Osakkaalla ja esimerkiksi osakehuoneistoa välittävällä kiinteistönvälittäjällä on oikeus saada tiedot asunnossa tehdyistä muutoksista.

Isännöintipalvelut ja niiden sisällöt

Laki ei edellytä isännöitsijää. Taloyhtiöllä voi olla myös isännöitsijä, jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään tai yhtiökokous niin päättää. Taloyhtiön hallituksen tehtävänä on vastata siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Taloyhtiön hallitus valitsee niin halutessaan isännöitsijän, joka on taloyhtiön operatiivinen toimitusjohtaja ja hallituksen oikea käsi. Hän hoitaa taloyhtiön hallintoa, kirjanpitoa ja varainhoitoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti sekä huolehtii arjen pyörittämisestä hallituksen ohjeistamana.  Isännöitsijä vastaa myös yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon käytännön järjestämisestä sekä antaa isännöitsijäntodistuksen sitä pyydettäessä.

Uuden isännöitsijän aika?

Kun sitten tulee aika valita uusi isännöitsijä, on asioita, jotka kannattaa huomioida ajoissa.

– Ensinnäkin kannattaa tarkistaa mikä on vanhan sopimuksen irtisanomisaika, yleisesti se on kolme kuukautta, mutta poikkeuksiakin voi olla. Isännöintitoimiston vaihtuessa on syytä varmistaa, että tarvittavan materiaalin toimitus vanhalta toimistolta uudelle tapahtuu sujuvasti. Paperisena vai sähköisenä, kuinka paljon on ns. kansiotavaraa sekä ohjelmistojen erot, onko mahdollisesti lisälaskutettavaa työtä uudelle toimistolle, listaa REIM Isännöinnin Yvonne Koski.

– Uutta sopimusta tehtäessä on syytä myös tarkistaa itse sopimuksen sisältö, mitkä ovat erillislaskutettavaa ja mikä kuuluu sopimukseen. Varsinkin, jos on kilpailuttanut useamman toimiston, on hyvä tehdä samanlainen tarjouspyyntö kaikille. Lisäksi on hyvä selvittää, mitä hankkeita on kesken, ja niiden briiffaus uudelle toimistolle. Muutenkin uuden isännöitsijän tullessa kuvioihin on hyvä käydä läpi kaikki yhtiön asiat ja tavat, sillä ne voivat olla joiltain osilta erilaiset, kuin mihin uusi isännöitsijä on tottunut.

Kilpailuttaminen kannattaa myös isännöintisopimuksissa

– Kun yhtiö miettii isännöitsijän tai isännöitsijäyrityksen vaihtamista on hyvä pohtia, mitä odotuksia yhtiön omistajilla on isännöinnin suhteen. Usein pelkkä halpa hinta ei tuo sitä arvoa, mitä isännöinti parhaimmillaan omistajille ja myös asukkaille antaa. Asunto on monelle suurin omaisuuserä ja siksi on tärkeää, että omaisuuden hoito on hyvissä ja luotettavissa käsissä. Isännöitsijätoimistoissa on eroja ja isännöitsijöissä on eroja. Halvalla ei saa usein mitään muuta palvelua, kuin pakollisen maksuliikenteen, ehkä jonkinlaisen vastikeseurannan ja sen, ettei kukaan koskaan vastaa tai ole tavoitettavissa, puhumattakaan, että kukaan miettisi, miten kiinteistö ja rakennukset parhaiten säilyttävät arvonsa ja pysyvät kunnossa. Joillekin tämä toki riittää, miettii EF Isännöinnin Taina Lackman.

– Vertailua tehtäessä kannattaa katsoa, mitä nk. perushintaan sisältyy. Jollakin ei sisälly juuri mitään ja joillakin isännöitsijöillä ei juuri erillislaskutusta tule muusta kuin postimerkeistä ja kopioista. Lisäksi joku toimisto saattaa esim. itse kilpailuttaa säännöllisesti vakuutusyhtiöt ja muut tärkeät yhteistyökumppanit, kun taas toinen toimisto tyytyy siihen, joka on tarjonnut palveluita iät ajat ja joka on vuosittain säännöllisesti nostanut hintaa.

– Mikäli yhtiössä ollaan tyytymättömiä nykyiseen isännöintiin, kilpailuttaminen kannattaa. Kannattaa rohkeasti kysyä, mitä sopimukseen sisältyy ja mitä erillislaskutettavat asiat ovat ja mitä ne maksavat. Kannattaa myös punnita, millaista osaamista isännöitsijällä oikeasti on, esim. mikä hänen koulutuksensa ja osaamisensa on. Keskustelu ja neuvottelu kannattaa aina!

Asunto-osakeyhtiö ja isännöitsijän valinta

Asunto-osakeyhtiöiden maailmassa isännöitsijän valinta on yksi keskeisimmistä päätöksistä, jonka taloyhtiö tekee. Isännöitsijä toimii asunto-osakeyhtiön hallituksen ja osakkaiden välisenä linkkinä, hallinnoi taloyhtiön taloutta ja huolehtii kiinteistön ylläpidosta ja arvon säilymisestä. Tämän vuoksi on tärkeää valita oikea henkilö tai yritys tähän tehtävään.

Isännöitsijän valintaprosessi on tärkeä osa taloyhtiön hallintoa. Valintaprosessissa tulee ottaa huomioon useita tekijöitä, kuten isännöitsijän kokemus, koulutus, viestintätaidot ja kyky hallita taloyhtiön asioita tehokkaasti ja läpinäkyvästi.

Oikean isännöitsijän valinta voi vaikuttaa merkittävästi taloyhtiön toimintaan. Hyvä isännöitsijä parantaa taloyhtiön taloudellista tilannetta, edistää kiinteistön kunnossapitoa ja parantaa osakkaiden tyytyväisyyttä. Valinnassa tulee huomioida isännöitsijän kokemus, koulutus, viestintä- ja taloudelliset taidot sekä palveluasenne. Oikean isännöitsijän valitseminen voi tuoda taloyhtiölle merkittäviä etuja ja parantaa sen toimintaa pitkällä aikavälillä.