Moni yritys päättää ulkoistaa kirjanpidon ja muita taloushallinnon tehtäviä tilitoimistolle. Tilitoimistoista on kaikissa Suomen suurimmissa kaupungeissa runsaasti valinnan varaa ja omalle yritykselle sopivaa kumppania voi olla joskus vaikea valita. Vaakakupissa painaa hinnan lisäksi usein myös paikallisuus, asiakaspalveluhenkisyys, asiantuntevuus, tehokkuus jopa tekniset seikat, kuten se, mitä kirjanpito-ohjelmistoa tilitoimisto käyttää.

Asiakaspalveluhenkinen tilitoimisto läheltä

Monet yritykset ja yrittäjät haluavat yhä tilitoimiston samasta kaupungista tai ylipäätään läheltä omaa yritystä, vaikkakaan silmästä silmään -tapaamisia ei digitalisoitumisen myötä ole enää pakko järjestää. Paikallinen kumppani tarjoaa kuitenkin sen mahdollisuuden, että esimerkiksi tilinpäätöstä tai verosuunnittelua tehtäessä on mahdollista käydä asioita läpi saman pöydän ääressä ilman sähköpostimaratoneja. Jos yritys sijaitsee esimerkiksi Espoossa, on paikallinen tilitoimisto Espoo aina lähellä auttamassa ja tarvittaessa sparraamassa erilaisissa taloushallinnon tehtävissä.

Paikallinen tilitoimisto voi tarjota henkilökohtaista palvelua, joka perustuu syvempään ymmärrykseen asiakkaan liiketoiminnasta ja sen toimintaympäristöstä. Henkilökohtaiset kohtaamiset edistävät luottamusta ja mahdollistavat räätälöidymmän palvelukokemuksen, joka voi olla arvokasta kaikenkokoisille yrityksille. Yrityksillä on toisin sanoen siis monta syytä valita yhä kaikesta digitalisoitumisesta huolimatta paikallinen kumppani.

Onko oman toimialan tunteminen tärkeää?

Tilitoimistoa valittaessa ideaalinen tilanne on sellainen, että tilitoimistossa on jo valmiiksi ymmärrystä asiakkaan toimialasta ja toimintaympäristöstä. Tämä voi tarjota merkittävää lisäarvoa, sillä eri toimialoilla on omat erityispiirteensä, jotka vaikuttavat taloushallintoon, verotukseen ja lainsäädäntöön. Toimialakohtainen asiantuntemus auttaa antamaan yritykselle räätälöityjä neuvoja, jotka vastaavat tarkemmin yrityksen tarpeita.

Kun tilitoimisto ymmärtää asiakkaansa toimialan lainsäädännölliset seikat, se pystyy ennakoimaan muutoksia ja neuvomaan asiakasta sopeutumaan niihin paremmin. Esimerkiksi rakennusalalla toimivan yrityksen kirjanpidossa on otettava huomioon erilaiset alv-käsittelyt ja projektikohtainen seuranta, kun taas terveydenhuoltoalalla on erityisiä vaatimuksia potilastietojen käsittelyyn ja laskutukseen liittyen. Yksi hyvä esimerkki on myös kansainvälinen liiketoiminta. Olisi virhe valita tilitoimistoksi pieni paikallinen kumppani, jos sillä ei ole juuri minkäänlaista kokemusta kansainvälisen kaupankäynnin kirjanpidosta.

Tilitoimiston toimialakohtainen ymmärrys ei välttämättä ole aivan välttämätöntä, mutta sen voidaan nähdä tehostavan taloushallinnon prosesseja. Se myös edistää yrityksen strategista suunnittelua sekä päätöksentekoa, ja auttaa yritystä kasvamaan ja kehittymään omalla toimialallaan omia resurssejaan nopeammin ja tyypillisiä karikoita välttäen.

Paljonko tilitoimiston palvelut maksavat?

Monet toiminimiyrittäjät hoitavat kirjanpitonsa yksin säästösyistä. Jos yritys kuitenkin tähtää kasvuun, on kirjanpito normaalisti viisasta ulkoistaa, jotta yrittäjä voi keskittää aikansa yrityksen kasvutekijöihin. Tietokoneohjelmistojen ja teknologian ansiosta tilitoimiston voi saada nykyisin tekemään kirjanpidon myös alle 100 eurolla kuukaudessa.

Tilitoimistojen hinnoittelu vaihtelee laajasti palveluiden laajuuden ja luonteen mukaan. Yleisimpiä hinnoittelumalleja ovat kuukausimaksu ja tuntiperusteinen laskutus. Kuukausimaksu kattaa tyypillisesti yleisiä tehtäviä, kuten kirjanpidon ja palkanlaskennan. Tuntiperusteinen laskutus on yleistä erityisprojekteissa tai konsultaatiopalveluissa, joissa työmäärä vaihtelee (ja on vaikea arvioida etukäteen).

Hinnoissa tuleekin huomioida, mitä palveluita yritys lopulta tarvitsee. On tärkeää vertailla hintoja, sillä säästöt voivat olla vuositasolla merkittäviä varsinkin pienemmille yrityksille. Edullisin vaihtoehto ei kuitenkaan välttämättä tarjoa parasta vastinetta rahalle, jos tilitoimisto ei pysty täyttämään kaikkia yrityksen tarpeita laadukkaasti. Tilitoimistojen hintoihin voi vaikuttaa myös toimialan viimeaikainen keskittyminen, suurten yritysten ostaessa pienempiä toimistoja eri puolilta Suomea.

Teknologian huomioiminen tilitoimiston valinnassa

Tilitoimistoa valittaessa on hyvä huomioida myös tilitoimiston käyttämät ohjelmistot. Joskus tämä voi olla hyvinkin keskeinenkin tekijä valinnassa. Esimerkiksi toiminimiyrittäjän siirtyessä omatoimisesta kirjanpidosta tilitoimiston palvelukseen, voi aiemman kirjanpidon saattaminen tilitoimiston kirjanpito-ohjelmistoon vaatia manuaalista työtä. Tällainen manuaalinen työ puolestaan on usein kallista.

Suuryritysten tapauksissa taas tilitoimistojen järjestelmät voidaan integroida asiakkaiden käyttämiin järjestelmiin. Tällainen integraatio mahdollistaa reaaliaikaisen datanvaihdon, automatisoi rutiininomaisia taloushallinnon prosesseja ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Esimerkiksi sähköisen laskutuksen ja taloushallinnon ohjelmistojen käyttö nopeuttaa laskujen käsittelyä, parantaa kassavirran hallintaa ja tehostaa budjetointia. Talousuutisistamme löytyy lisää mielenkiintoista luettavaa ja vinkkejä yrityksille ja yrittäjille.

Kommentoi kirjoitusta