Lohjan kaupunki säästi huomattavan summan rahaa, kun Luksian opiskelijoiden ilmainen työvoima korvasi ulkopuoliselta konsultilta ostetun palvelun.

Lohjan kaupunki on joutunut säästötalkoiden keskellä jäädyttämään ison osan kehittämishankkeista. Viikoittain joudutaan arvioimaan se, mitä töitä on varaa ja tarkoituksenmukaista aloittaa/jatkaa – olipa sitten kyseessä muutaman sadan euron kustannus tai kymmenien, jopa satojen tuhansien hanke. Kaupungilla etsitään edelleen isoja säästökohteita miljoonien eurojen edestä. Talouden tasapainottamisen nimissä erityisesti erilaisia konsulttitöitä ja ulkopuolisilta ostettavia palveluja on laitettu jäihin tai siirretty tulevaisuuteen.

Säästötavoitteiden saavuttaminen on tuonut myös hyvää, mielikuvitus ja luovat ratkaisut on ollut pakko ottaa käyttöön. Lohjan yhteysjohtaja Hanna-Maria Grandell kertoo, että kaupunki onnistui kuluvana talvena säästämään 20 000 – 30 000 euroa, kun ulkopuoliselta konsultilta ostettavaksi suunniteltu palvelu hankittiin ilmaisena työvoimana Luksian opiskelijoilta.

Kaupungin alkuperäisenä ajatuksena oli uusia kaupungin intra, jota on kehitetty kaupungin työntekijöiden tärkeimmäksi viestintäkanavaksi. Aiempi intra oli tullut elinkaarensa päähän, se on sekava, vanhanaikainen ja epäkäytännöllinen, vastaavasti sitä pystyy lukemaan ainoastaan kaupungin verkossa, ei kotikoneella, puhelimella tai ipadilla.

Hankkeeseen oli varattu 10 000 euroa ostopalvelua varten. Todennäköisesti koko hankkeen kulut olisivat olleet moninkertaiset, sillä tämä summa piti sisällä ainoastaan pohjatyön. Nyt Lohjan kaupungin sisäisen tiedotuksen verkkosivu uudistettiin kuitenkin opiskelijatyönä. Työ valmistuu toukokuun 2019 loppuun mennessä. Uudet sivut ovat kaikkien kaupungin työntekijöiden saatavilla myös etätöissä ja puhelimella sekä ipadeilla.

–Kun talousluvut tulivat syksyllä 2018 melko lailla yllättäen tietoon, kaikki kehittämishankkeet pistettiin ylimmän johdon komennuksella jäihin. Tämä oli yksi niistä. Vaihtoehtona oli jäädä murehtimaan asiaa ja keskeyttää hanke kokonaan tai keksiä luova ratkaisu ja toinen tapa tehdä asioita, kertoo Grandell.

Yhteysjohtaja Grandell otti yhteyttä paikallisiin oppilaitoksiin ja Lukiasiasta näytettiin vihreää valoa melko pikaisella aikataululla. Tieto- ja viestintätekniikan puolelta työtä saatiin toteuttamaan mukaan kaksi ohjelmoinnin opiskelijaa.

–Saimme parhaat mahdolliset tekijät, hehkuttaa Grandell.

Opiskelijat ovat tyytyväisiä saamaansa työkokemukseen

Opiskelijat ovat nyt tehneet täysipäiväisesti töitä kolmen kuukauden ajan. He eivät ole saaneet työstä edes harjoittelupalkkaa.

–Olen luvannut tarjota yhden lounaan, joten kaupungin kassa kiittää tässäkin kohdin. Ilman muuta toimin mieluusti myös suosittelijana heidän hakeutuessaan tuleviin töihin, sanoo Grandell.

Opiskelijat ovat kuitenkin erittäin tyytyväisiä Lohjan kaupungilta saamaansa työkokemukseen. Se on tärkeää pääomaa tulevaisuutta varten.

–Lohjan kaupungin intran uudistaminen on hyvä merkintä cv:ssä tulevaisuutta silmällä pitäen. On ollut kiva tehdä sellaista työtä, jolla on merkitystä ja konkreettinen tavoite. Tämä on ollut todella upea kokemus ja hieno mahdollisuus, sanoo aikuisopiskelija Mikael Björkqvist.

Björkqvistillä on vielä vuosi jäljellä ennen kuin hän valmistuu ohjelmoijaksi. Toinen harjoittelija Jenna Ahonen valmistuu elokuussa parin vuoden opiskelun jälkeen.

–Tämä on ollut mukavan haastavaa ja ajattelutyötä vaativaa, sanoo Ahonen.

Opiskelijat ovat tulleet tutuksi kaupungin eri toimipisteiden ja lukuisten työntekijöiden kanssa. Työskentelytilat on saatu varattua asiakaspalvelun kokoustilojen yhteyteen, jolloin heidän luokseen on ollut vaivatonta poiketa työpäivän aikana sopivassa kohdin.

Kolmantena kantavana voimana ja erittäin tärkeänä ohjaajana kaupungin puolella on ollut projektiavustaja Jan Tukiainen. Tukiaisen panos on ollut erityisen tärkeä siitä syystä, että tietohallinnolla ei ollut osoittaa hankkeelle teknistä tukea. Ilman hänen ystävällistä ja pyyteetöntä työtään, asiaa ei olisi saatu edistettyä näin hienosti, kiittelee Grandell. Tällainen venyminen omien työkiireisen keskellä on ihailtavaa.

Tiedotuskanava 3 000:lle työntekijälle

Nyt kaupungille on ennen kesälomia valmistumassa nykyaikaiset intra-sivut, kaupungin työntekijöiden omaan käyttöön tarkoitetut nettisivut.

–Tämä on tärkein tiedotuskanava meidän kaupungin 3 000:lle työntekijälle. Haluamme kertoa muun muassa talouden tasapainottamisohjelmasta ja organisaatiorakenteesta, liitämme intraan työntekijöiden oman suljetun Facebook-ryhmän ja Twitterin sekä lisäämme sinne hankintaohjeet, kaupunkistrategian, graafiset ohjeet, hallintosäännön, kaupunginjohtajan videot johtoryhmää koskien sekä esimerkiksi toimielinten päätökset, Grandell avaa.

Vanha intra on tullut elinkaarensa päähän, se on vanhanaikainen ja kankea käyttää ja sisältää paljon vanhentunutta tietoa esimerkiksi vanhaa organisaatiorakennetta koskien.

–Uudesta tulee tehokkaampi ja suoraviivaisempi sekä huomattavan paljon käyttökelpoisempi, kertoo Tukiainen.

Uusilla sivuilla etualalle tulee esimerkiksi kriisiviestintä ja näkyvillä on myös uutena asiana uutisvirta kaikista Lohjaa koskevista uutisista. Intran rakenne on luotu henkilökuntakyselystä saatujen tietojen pohjalta.

–Liikun virkani puolesta laajasti yhteistyöneuvotteluissa, viestintätapaamisissa ja vastaavissa. On ollut miellyttävää kertoa muiden kuntien edustajille, että olemme saaneet näin ison työn tehtyä opiskelijavoimin. Verrokkikunnissa budjettia viestintään on varattu noin 100 000 – 200 000 euroa. Meillä tehdään hienoja avauksia ja kehittämistöitä viestinnän puolella melko lailla kahvirahan voimin. Sitä on hämmästelty naapureissa, naurahtaa Grandell.